Verwerking door derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Met deze partijen (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst met hierin de afspraken die nodig zijn om de beveiliging van uw persoonsgegevens en bedrijfsgegevens te waarborgen.
Zo maken wij gebruik van Sportlink als derde partij voor het digitaal vastleggen van de persoonsgegevens van onze leden en de bedrijfsgegevens van onze sponsors. Met Sportlink hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst zijn de afspraken vastgelegd tussen de vereniging en Sportlink over op welke wijze beide partijen met de persoonsgegevens van de leden van de vereniging en de bedrijfsgegevens van onze sponsors omgaan.
Sportlink heeft deze overeenkomst opgenomen in haar “Voorwaarden voor verenigingen” en wel in paragraaf 9 (Privacy).
Wij geven nooit persoonsgegevens en bedrijfsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoons- of bedrijfsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens en bedrijfsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst of sponsorovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens en bedrijfsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een beleid van gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
- Sportlink maakt geregeld back-ups van de digitaal vastgelegde persoonsgegevens en bedrijfsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Leden van de vereniging met inzage- en/of bewerkingsrechten van de persoonsgegevens en bedrijfsgegevens zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van deze gegevens.
Beeldmateriaal
In onze vereniging maken wij geregeld foto’s en video’s om te laten zien waar we mee bezig zijn. We willen met het publiceren van deze opnames de onderlinge band verstevigen en onze vereniging promoten. Opnames kunnen geplaatst worden op de verenigingswebsite, de facebookpagina van de vereniging of in persberichten.
De opnames worden gemaakt tijdens verschillende gelegenheden, bijvoorbeeld tijdens wedstrijden, activiteiten en uitstapjes. Tevens worden teamfoto’s gemaakt.
Uzelf of uw zoon/dochter kunnen op deze foto’s (en soms in video’s) te zien zijn. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s waardoor mensen in verlegenheid gebracht kunnen worden of schade kunnen ondervinden. We plaatsen bij foto’s en video’s in beginsel geen namen, tenzij het teamfoto’s of foto’s van kampioenen betreft. Dit om de historische waarde van de foto’s te verhogen. Tevens worden naam, telefoonnummer en E-mailadres bij foto’s van bestuursleden, commissieleden, leden van de technische staf en teambegeleiders op de website geplaatst vanwege bereikbaarheid van deze personen.
Met het ondertekenen van het vernieuwde aanmeldingsformulier voor leden of sponsors geeft het lid van de vereniging of de sponsor aan toestemming te geven voor het vervaardigen en gebruik van beeldmateriaal waarop het lid of de sponsor kan afgebeeld zijn. De toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht, worden gemaakt. Het kan voorkomen dat andere personen foto’s maken tijdens verenigingsactiviteiten. De vereniging heeft daar geen invloed op, maar wij gaan ervan uit dat deze personen ook terughoudend zijn bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.
U mag natuurlijk altijd terugkomen op de door u gegeven toestemming. Ook mag u op een later moment alsnog toestemming geven.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of bedrijfsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Mogen wij uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!